Software para administración de conjuntos residenciales

Un software para la administración de conjuntos residenciales reúne en un solo lugar lo que hoy suele estar repartido entre hojas de Excel, el cuaderno de portería y los grupos de WhatsApp: el cobro de la administración, la cartera, los comunicados, las PQRS, las reservas y el control de quién entra. Si administras una copropiedad en Colombia, aquí tienes qué problemas resuelve, qué revisar antes de elegir uno y cómo hacer el cambio sin traumatismos.

Los problemas de todos los días del administrador

• Cartera y morosidad. Liquidar las cuotas, sumar intereses de mora y cruzar consignaciones a mano consume días cada mes, y cada error termina en un reclamo.
• Comunicados. Un aviso en el grupo de WhatsApp se pierde entre cientos de mensajes, y no todos los residentes están en el grupo.
• PQRS. Las solicitudes llegan por chat, por correo y en la portería. Sin un radicado es difícil demostrar que se respondieron y cuándo.
• Reservas de zonas comunes. El salón social o la zona BBQ anotados en un cuaderno terminan con dos familias citadas el mismo día.
• Control de acceso y portería. Cuando hay una novedad, el cuaderno de visitantes no alcanza para saber quién entró, a qué apartamento y a qué hora.
• Paquetes. Domicilios y encomiendas que se acumulan en la portería y discusiones sobre si llegaron o no.

Qué buscar en un software de propiedad horizontal en Colombia

La Ley 675 de 2001 establece el régimen de propiedad horizontal en Colombia. Un software pensado para conjuntos colombianos debe ajustarse a ella y a la forma en que se administra aquí:

• Cobro por coeficiente. Las cuotas de administración se calculan según el coeficiente de copropiedad de cada unidad. El sistema debe generar las cuentas de cobro de todo el conjunto de una vez, no una por una.
• Intereses de mora bien calculados. La ley permite cobrar intereses sobre las cuotas atrasadas, dentro del límite legal y según el reglamento. Lo importante es aplicarlos igual a todos y sin errores.
• Estado de cuenta para cada residente. Si cada propietario ve lo que debe desde el celular, bajan las llamadas y los correos preguntando por saldos.
• Pagos en línea con medios locales, como PSE, tarjeta o Nequi, y conciliación automática con la unidad que pagó.
• PQRS con radicado y seguimiento, y comunicados que se puedan dirigir a una torre o a un grupo de residentes.
• App para la portería, con registro de visitantes, autorizaciones previas y paquetería.
• Permisos por rol. El contador no necesita ver lo mismo que el guarda ni que el residente.
• Carga desde Excel, para no digitar a mano cientos de unidades y residentes.
• Cuidado de los datos personales. El sistema guarda información de residentes y visitantes, protegida en Colombia por la Ley 1581 de 2012.

Cómo pasar del papel y los grupos de WhatsApp a un sistema

1. Ordena la base de datos. Reúne en un Excel las unidades con su coeficiente, los propietarios, los residentes y los vehículos. Es el paso que más tiempo toma y el que más vale la pena.
2. Cuadra la cartera antes de migrar. Carga los saldos de cada unidad ya revisados por el contador, para no trasladar errores al sistema nuevo.
3. Empieza por cartera y comunicados. Son los módulos que todos usan desde el primer mes. Luego sigue con portería, reservas y paquetería.
4. Capacita a la portería. Los guardas son quienes más cambian su rutina. Unas horas de práctica con la app evitan que vuelvan al cuaderno.
5. Avisa a los residentes con tiempo. Explica en una circular cómo descargar la app y qué van a encontrar. Deja el grupo de WhatsApp para la convivencia y el sistema para lo oficial.

VigilIA, nuestro software para conjuntos

En DeepDev desarrollamos VigilIA, el software para la administración de conjuntos residenciales. Funciona con un panel web para la administración, una app para residentes y otra para los guardas de portería, conectados en tiempo real. Incluye:

• Facturación y cartera para propiedad horizontal: cuentas de cobro masivas en PDF por coeficiente, intereses de mora automáticos y estado de cuenta en la app. Los pagos en línea son un complemento.
• Control de acceso y portería: visitantes con código QR, autorizaciones previas, visitantes frecuentes y paquetería con foto y aviso al residente.
• Comunicados segmentados, PQRS con radicado automático, encuestas, reservas de zonas comunes con aprobación y sorteo de parqueaderos.
• Importación masiva desde Excel y manejo de varios conjuntos desde un solo panel, para las empresas administradoras.

Se cobra por unidad al mes: $2.000 en el plan Estándar y $2.500 en el Profesional, con una prueba gratis de 15 días. Conoce más del proyecto en VigilIA, administración de conjuntos residenciales.

Mira un panel de administración en funcionamiento

Si quieres ver cómo se trabaja con un sistema así, entra a la demo de gestión de un conjunto residencial ficticio, con comunicados, reservas de zonas comunes, directorio de residentes, estado de pagos y PQRS.

¿Administras uno o varios conjuntos?

Cuéntanos cuántas unidades manejas y cómo trabajas hoy. Te mostramos cómo quedaría tu conjunto en VigilIA o, si necesitas algo distinto, cotizamos un desarrollo a la medida. Escríbenos y agendamos una demostración.